Javni naročniki imajo tako kot nabavniki v zasebnem sektorju vedno možnost, da v postopkih nabave, v katerih se zahteva uporaba elektronskih komunikacijskih sredstev, zahtevajo predložitev ponudbe v obliki elektronskega kataloga. Na ta način lahko prispevajo k večji konkurenci in racionalizaciji nabavnih postopkov, zlasti v smislu prihrankov časa in finančnih sredstev. Kot odlična izbira, zlasti za večje naročnike z več organizacijski enotami, se je v tujini izkazala izbira elektronskih katalogov v kombinaciji z dinamičnimi nabavnimi sistemi.

Čeprav se prispevek osredotoča pretežno na uvajanje elektronskih katalogov v javnem naročanju, saj so postopki zakonodajno veliko bolj regulirani, pa jih je mogoče učinkovito in smiselno podobno – z nekoliko več fleksibilnosti – kot učinkovito obliko za zbiranje ponudb uvesti tudi v postopke nabave v zasebnem sektorju.

Elektronski katalog kot ena od nabavnih tehnik

Elektronski katalog je format za predstavitev in razvrstitev informacij na način, ki je skupen vsem ponudnikom, ki sodelujejo v postopku javnega naročanja, in je ustrezen za elektronsko uporabo.^[1] Gre za seznam izdelkov in/ali storitev, ki si jih je mogoče ogledati v elektronski obliki, in lahko vključuje informacije, kot so cena, opis izdelka/storitve ter njegova slikovna predstavitev.^[2] Predstavlja eno od elektronskih nabavnih tehnik, ki se nenehno razvijajo. Uporabi se ga lahko za celotno javno naročilo, ali zgolj za njegove posamezne dele.

Elektronski katalog pa ni zgolj prodajna brošura v elektronski obliki, v kateri so zajeti izdelki in/ali storitve ponudnikov, ampak poleg tega omogoča elektronsko naročanje blaga in storitev ter njihovo plačilo. Pri tem ponudnikom omogoča vključitev podrobnih informacij o njihovih izdelkih in/ali storitvah, da lahko javni naročniki hitro ocenijo njihovo ustreznost. Ponudniki lahko tudi enostavno posodabljajo informacije o izdelkih in/ali storitvah, zato so javnim naročnikom dostopne aktualne informacije. Kot nabavna tehnika je elektronski katalog še posebej koristen za racionalizacijo naročanja blaga in storitev, ki se pogosto uporabljajo.^[3]

Javni naročniki morajo, v skladu z zahtevami pravil za elektronska komunikacijska sredstva, pri uporabi elektronskih katalogov preprečiti neutemeljene ovire za dostop ponudnikov do postopkov javnega naročanja in seveda upoštevati splošna načela nediskriminacije, transparentnosti in enake obravnave.^[4]

Ureditev elektronskih katalogov v Zakonu o javnem naročanju

Direktiva 2014/24/EU je leta 2014 med novostmi, ki so namenjene poenostavitvi postopkov oddaje ponudb in njihovega ocenjevanja, prinesla tudi elektronske kataloge. Njihova ureditev je bila namenjena pospešitvi elektronskega javnega naročanja ali vsaj zagotovitvi minimalnih smernic za njihovo uporabo, saj so jih javni naročniki poznali že prej.^[5]

Direktiva 2014/24/EU elektronske kataloge ureja v 36. členu, ki je bil v slovenski pravni red prenesen z 51. členom Zakona o javnem naročanju (ZJN-3).^[6] ZJN-3 glede tega določa, da lahko javni naročnik, če se za oddajo javnega naročila zahteva uporaba elektronskih komunikacijskih sredstev, zahteva predložitev ponudb v obliki elektronskega kataloga ali da ponudba vključuje elektronski katalog, vendar mora to navesti v obvestilu o javnem naročilu ter v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila določiti vse potrebne informacije v zvezi s formatom, uporabljeno elektronsko opremo ter tehničnimi ureditvami in specifikacijami za povezavo s katalogom. Ponudnik mora elektronski katalog za sodelovanje v postopku javnega naročanja sestaviti v skladu s tehničnimi specifikacijami in formatom, ki jih določi naročnik. Pri tem lahko ponudbi, predloženi v obliki elektronskega kataloga, priloži tudi druge dokumente, ki dopolnjujejo ponudbo.

Če je na podlagi ponudb, predloženih v obliki elektronskih katalogov, z več kot enim ponudnikom sklenjen okvirni sporazum, lahko javni naročnik določi, da se določena naročila ponovno odprejo konkurenci na podlagi posodobljenih katalogov. Poleg tega lahko javni naročnik zahtevo, da se ponudbe za posamezno javno naročilo predložijo v obliki elektronskega kataloga, odda tudi v okviru dinamičnega nabavnega sistema.

Koristi, ki jih prinašajo elektronski katalogi

Uporaba elektronskih katalogov v postopkih javnega naročanja prinaša koristi tako javnim naročnikom kot ponudnikom, saj omogoča avtomatizacijo postopkov javnega naročanja. Na ta način se lahko poenostavi postopke, ki jim morajo slediti ponudniki pri pripravi ponudb, javni naročniki pa lahko avtomatizirajo postopke za sprejem in ocenjevanje ponudb, oddajo javnega naročila in izdajanje računov.^[7]

Elektronski katalogi poleg tega prispevajo k večji konkurenci in racionalizaciji javnega naročanja, zlasti v smislu prihrankov časa in finančnih sredstev.^[8] Tak način oddaje ponudb poleg tega zagotavlja, da katalog, poslan v odziv na določen postopek javnega naročanja, vsebuje le blago ali storitve, ki ustrezajo zahtevam javnega naročnika.

Za še večjo učinkovitost pri uporabi elektronskih katalogov je pomembna standardizacija elektronskih katalogov, da ponudnikom svojih katalogov ni treba prilagajati posameznemu postopku javnega naročanja in se javni naročniki v postopkih javnega naročanja lahko izognejo zagotavljanju zelo podobnih informacij v različnih formatih glede na specifikacije zadevnega javnega naročnika. Tako se tudi izboljša raven interoperabilnosti, ne le znotraj posamezne države članice, temveč tudi in zlasti med državami članicami, ter zmanjša prizadevanja, ki se jih zahteva od ponudnikov.^[9]

Elektronski katalogi v kombinaciji z dinamičnim nabavnim sistemom

Funkcionalno so elektronski katalogi odlični za uporabo v okviru dinamičnih nabavnih sistemov, saj so, tako kot dinamični nabavni sistem, namenjeni predvsem za nabavo standardnega blaga ali storitev, pri čemer gre za sukcesivne nabave. V tem primeru oddaja javnega naročila temelji na konkurenčni primerjavi ponudb, oddanih v obliki elektronskega kataloga, k čemur so pozvani vsi predhodno usposobljeni ponudniki.^[10]

Dinamični nabavni sistem javnemu naročniku omogoča, da pridobi širok razpon ponudb in tako z močno konkurenco, kar zadeva standardno blago ali storitve, ki so na trgu splošno dostopni, zagotovi najbolj učinkovito porabo javnih sredstev.^[11] V kombinaciji z uporabo elektronskega kataloga se zagotavlja poenotenje postopka, večja preglednost posameznih naročil in skrajšuje čas, ki je potreben za pripravo in izvedbo posameznega naročila.

Na shemi spodaj je prikazan potek uvrščanja izdelkov v eKatalog in izvajanje posameznih nabav s strani končnih uporabnikov, ki imajo dostop do kataloga (na univerzi so to lahko npr. profesorji, ki si izberejo posamezni računalnik, ki je uvrščen v katalog).

Elektronski katalogi v nabavni platformi S-Procurement

Modul eKatalogi omogoča tudi nabavna platforma S-Procurement, ki jo podpira Vortal. Modul  eKatalogi naročnikom omogoča, da poenostavijo postopek nabave s priročnostjo spletnega nakupovanja in zmanjšanimi stroški omogoča:

• oblikovanje centraliziranega kataloga izdelkov, ki so (na podlagi obstoječih pogodb z dobavitelji – okvirni sporazum, dinamični nabavni sistem … ) na voljo za nakup uporabnikom;
• popolno revizijsko sled v vsakem koraku nabavnega postopka;
• nadzor, potrjevanje ter pregled nad celotnim nabavnim postopkom (workflow);
• nadzor nad zalogo produktov številnih dobaviteljev;
• povezavo oz. integracijo vseh izvedenih nabav z ERP sistemom kupca;
• povezavo z nabavnim (eSourcing) sistemom v primeru, ko željenega produkta še ni oz. ni več v katalogu in je potrebno izvesti postopek povpraševanja.

Postopek nabave z modulom eKatalog je izjemno enostaven:

• naročnik oz. uporabnik na podlagi obstoječih pogodb z dobavitelji ustvari katalog produktov, ki so na voljo za posamezne nabave;
• uporabnik v nakupovalno košarico doda željene produkte ter tak predlog za nabavo preko modula potrjevanja posreduje v potrditev (workflow);
• po potrditvi predloga za nabavo se znotraj sistema samodejno ustvari naročilnica, ki se nato preko sistema posreduje dobavitelju.

Sklep

Elektronski katalog kot nabavna tehnika ponudnikom omogoča, da ponudbe predložijo v strukturirani obliki, kar javnim naročnikom omogoča samodejno ocenjevanje ponudb in povečuje učinkovitost njihovih postopkov javnega naročanja. Poleg tega elektronski katalogi prispevajo tudi k večji konkurenci in racionalizaciji javnega naročanja, zlasti v smislu prihrankov časa in finančnih sredstev. Namenjeni so predvsem naročanju standardnega blaga ali storitev, ki se pogosto uporabljajo, zato so zelo primerni za uporabo v kombinaciji z dinamičnim nabavnim sistemom.

Avtorja: Luka Skledar, izr. prof. dr. Petra Ferk

[1] Direktiva 2014/24/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. februarja 2014 o javnem naročanju in razveljavitvi Direktive 2004/18/ES (Direktiva 2014/24/EU), OJ L 94, 28. marec 2014, uvodna izjava 68.

[2] OECD: E-procurement, Government at a Glance 2011, 2011. 

[3] Ferdinand A.: The role of e-Catalogues and e-Requisitions in smart e-Procurement, LinkedIn, 31. januar 2017, <https://www.linkedin.com/pulse/role-e-catalogues-e-requisitions-smart-e-procurement-aaron-ferdinand> (10. 8. 2021).

[4] Direktiva 2014/24/EU, uvodna izjava 68.

[5] How to Crack a Nut: Electronic catalogues under Reg. 36 Public Contracts Regulations 2015, 16. april 2015, <https://www.howtocrackanut.com/blog/2015/04/electronic-catalogues-under-reg36.html>.

[6] Zakon o javnem naročanju (ZJN-3), Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18.

[7] European Dynamics SA: Electronic Catalogues in Electronic Public Procurement, Standardisation Initiatives, Final Report, september 2007, str. 10.

[8] Direktiva 2014/24/EU, uvodna izjava 68.

[9] Direktiva 2014/24/EU, uvodna izjava 55.

[10] European Bank for Reconstruction and Development: Are you ready for eProcurement?, Guide to Electronic Procurement Reform, 2015, str. 47.

[11] Vlada RS: Predlog Zakona o javnem naročanju – prva obravnava, št. 00714-8/2015/28, 23. julij 2015, <https://www.findinfo.si/download/razno/f7dc9fe28790a35ba06b.pdf> (9. 8. 2021).

Tiskanju prijazna verzija dokumenta je na voljo spodaj: