Do javnega naročila in njegove vsebine lahko dostopate brezplačno in neomejeno, bodisi preko javnega pogleda brez registracije (zavihek OBJAVLJENA JN) na spletni strani www.s-procurement.si ali po registraciji in vpisu v informacijski sistem S-Procurement preko iskalnika. Javno naročilo lahko poiščete preko opravilne številke javnega naročila, po naslovu naročila ali nazivu naročnika. Številka javnega naročila in naslov sta običajno enaka objavi naročila na Portalu javnih naročil: https://www.enarocanje.si/.

Do razpisne dokumentacije lahko dostopate na več načinov, in sicer:

- preko javnega pogleda brez registracije (zavihek OBJAVLJENA JN) na spletni strani www.s-procurement.si (ob naročilu kliknete gumb Podrobno, s čimer dostopate do vseh podatkov o naročilu in razpisne dokumentacije);

- po registraciji in vpisu v informacijski sistem S-Procurement preko iskalnika poiščite naročilo in kliknite nanj. Odprlo se bo Obvestilo o naročilu, kjer dostopate do vseh podatkov o naročilu in razpisne dokumentacije).

Ko po vpisu v informacijski sistem S-Procurement poiščete naročilo in vstopite vanj je na zgornji desni strani Obvestila o naročilu na voljo gumb Nastavi interes, s klikom na katerega za naročilo izkažete interes.

Če želite v postopku oddati ponudbo je potrditev interesa nujna. Šele po potrditvi interesa boste na vaš elektronski naslov prejemali vsa obvestila v zvezi s konkretnim postopkom (obvestilo o popravku ali spremembi, pojasnilu, sporočilu ipd.).

Določena naročila so vidna zgolj povabljenim ponudnikom (npr. evidenčno povpraševanje, 2. faze okvirnih sporazumov in dinamičnih nabavnih sistemov, elektronske dražbe).
Če ste bili vabljeni k oddaji ponudbe za postopek na podlagi povabila in predhodno še niste bili registrirani v sistemu S-Procurement, vas je naročnik za potrebe pošiljanja povabila že predhodno (delno) registriral. Če naročila ne vidite je najverjetneje prišlo do napake pri registraciji. Svetujemo vam, da se za pomoč obrnete na našo tehnično podporo preko podpora@s-procurement.si ali 01/ 60 100 71, dosegljivo vsak delovni dan med 8. in 16. uro.

Elektronsko podpisovanje ponudb je obvezno le, če to zahteva naročnik. Svetujemo vam, da pred oddajo ponudbene dokumentacije vedno preverite navodila naročnika. 

Za uspešen elektronski podpis morate imeti kvalificirano digitalno potrdilo izdano s strani kvalificiranega overitelja.

Omogočeno vam je elektronsko podpisovanje ponudb, podprto s kvalificiranimi digitalnimi potrdili v sami platformi. Ne glede na zahteve naročnika pri posameznem javnem naročilu ponudnikom svetujemo elektronsko podpisovanje ponudb s kvalificiranim elektronskim podpisom. V skladu s 13. členom Uredbe eIDAS (Uredba (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu) je  dokazno breme v primeru zanikanja verodostojnosti nekvalificiranega e-podpisanega dokumenta na tistemu, ki je tak podpis izvedel, v primeru uporabe kvalificiranega e-podpisa pa na tistemu, ki zanika verodostojnost podpisa. Svetujemo vam, da glede podpisa ponudbene dokumentacije sledite navodilom naročnika.

Do sporočil (ter tudi drugih dokumentov, ki jih prejmete s strani naročnika) dostopate preko Delovnega prostora naročila (klik na naročilo --> levo je zavihek "Sporočila").

Za vse uporabnike naprednega paketa PREMIUM je omogočena tudi funkcija dostopa sporočil preko ikone desno zgoraj na platformi. Več informacij o naprednih uporabniških profilih lahko najdete v zavihku PAKETI na spletni strani www.s-procurement.si

Zapisnik o odpiranju ponudb se nahaja ne Delovnem prostoru naročila v zavihku "Sporočila".

O tem ali je Zapisnik že na voljo, ste obveščeni preko elektronske pošte na elektronski naslov za obveščanje, ki ste ga navedli ob registraciji.

Naročnik se lahko odloči, da je Zapisnik javen, v tem primeru je viden tudi neregistriranim uporabnikom, pod zavihkom javna sporočila, ki ga najdete na samem naročilu.

Če ste ponudbo uspešno oddali, ste preko elektronske pošte prejeli potrditveno sporočilo, ki vsebuje tudi potrdilo o oddaji vaše ponudbe. Na potrdilu so med drugim izpisani datum in ura oddaje vaše ponudbe. Če je bila ponudba oddana se spremeni tudi status ponudbe iz »v urejanju« v »oddana«.

Potrdilo o oddani ponudbi lahko najdete tudi na Delovnem prostoru naročila.

Navodila za oddajo ponudb so na voljo v zavihku NAVODILA ZA UPORABO na spletni strani www-sprocurement.si. V primeru, da vam ponudbe tudi s pomočjo navodil ne uspe oddati, se lahko obrnete na našo tehnično podporo preko podpora@s-procurement.si ali 01/ 60 100 71, dosegljivo vsak delovni dan med 8. in 16. uro.

Za ponudnike je uporaba informacijskega sistema S-Procurement brezplačna. Za zahtevnejše ponudnike so na voljo tudi plačljivi paketi, ki omogočajo uporabo naprednih funkcionalnosti. Za naročnike v javnem sektorju in nabavnike iz zasebnega sektorja je uporaba informacijskega sistema plačljiva. Ponudba se oblikuje individualno glede na želje, potrebe in velikost naročnika oz. kupca.

Da. Informacijski sistem S-Procurement omogoča rešitve tako za nabavne postopke za zasebni sektor kot tudi postopke javnega naročanja za javni sektor, ki se medsebojno bistveno razlikujejo. Vse rešitve, ki jih informacijski sistem S-Procurement ponuja javnim naročnikom, so bile v procesu lokalizacije informacijskega sistema skrbno preverjene s strani vrhunskih strokovnjakov za javno naročanje in prilagojena pravnim zahtevam slovenske zakonodaje.

Po naših izkušnjah je mogoče prihraniti tudi precej več, vendar smo glede tega raje previdni. Konkretnejši podatki izhajajo iz Zelene knjige o modernizaciji politike EU na področju javnih naročil, ki jo je objavila Evropska komisija TUKAJ, kjer je spodnja meja prihranka ocenjena med 10 in 20 odstotkov. V zasebnem sektorju so podatki pridobljeni izkustveno in so po ocenah še višji.

Da. Informacijski sistem S-Procurement ima razvita posebna orodja za potrebe delne ali popolne integracije informacijskega sistema z drugimi zalednimi programi ali opremo, ki jo uporabnik uporablja (npr. sistemi za arhiviranje, računovodski programi itd.). Sistem je vsestranski in prožen ter je zasnovan tako, da je združljiv z bogatim naborom mednarodnih okvirov, vključno s PEPPOL.

Da. Uporabniki informacijskega sistema S-Procurement prihajajo iz najrazličnejših panog, primeroma: gradbeništva, telekomunikacije, medijev, energetike, zdravstva itd.

Informacijski sistem S-Procurement je eden največjih in najuspešnejših operaterjev nabavnih platform v evropskem in svetovnem merilu. V zadnjih letih dosega visoko oceno po Gartnerjevem sistemu ocenjevanja, njegove izpostavljene odlike pa so številne funkcionalnosti, ki jih sistem omogoča, prilagodljivost individualnim potrebam kupca oz. naročnika, ter visoka stopnja podpore pri implementaciji in uporabi sistema.

Za dostop do informacijskega sistema kliknite na »Prijava« na začetni strani www.s-procurement.si. Preusmerjeni boste na spletno stran za prijavo v sistem. Pred prvo uporabo morate svojo družbo registrirati. Vsa navodila za uporabo sistema so na voljo pod zavihkom »NAVODILA ZA UPORABO«.

Opomba: Modul eDražba ni združljiv z različico 9 Internet Explorerja.

Ne, ker so informacije pred odpiranjem ponudb šifrirane. Šele ko pride do odpiranja ponudb, te informacije postanejo vidne. Za odpiranje ponudb je potrebno procesno digitalno potrdilo, ki je v primeru naše platforme shranjeno podatkovni bazi, ki je ločena podatkovne baze transakcij.

Platforma velja za referenčno na področju podatkovne varnosti in vseh neposredno ali posredno povezanih področij na visoki ravni, certificiranih z ISO 27001. Poleg tega je VORTAL, ki pogajanja platformo, certificiran tudi z ISO 22301 za neprekinjeno poslovanje, do konca leta pa pričakuje še certifikacijo z ISO 9001 za druga področja.

Tako zahtevni certifikati so precej več kot zgolj posnetek stanja v nekem trenutku z žigom pravnika. To so živi postopki in politike podjetja z nenehnimi revizijami celotne naše varnosti. Vortal je ponosen na varnostno ekipo, ki je odgovorna za zagotavljanje skladnosti. Vsa komunikacija je šifrirana po najnovejših tehničnih standardih in vse interakcije uporabnikov na platformi so časovno žigosane.

ISO 27001 (uradno znan standard kot ISO/IEC 27001:2005) je specifikacija za sistem upravljanja informacijske varnosti (ISMS). ISMS je sklop politik in postopkov, ki vključuje vse pravne, fizične in tehnične kontrole, vpete v proces organizacije upravljanja s tveganji.

V skladu z dokumentacijo je bil ISO 27001 razvit za »zagotavljanje modela za vzpostavitev, izvajanje, delovanje, spremljanje, pregledovanje, vzdrževanje in izboljševanje sistema za upravljanje informacijske varnosti.« ISO 27001 uporablja pristop od zgoraj navzdol, ki izhaja iz različnih vrst tveganj in je tehnološko nevtralen. Specifikacija opredeljuje šestdelni postopek načrtovanja: (I) opredelitev varnostne politike; (II) opredelitev obsega ISMS; (III) izvedba ocene tveganja; (IV) upravljanje ugotovljenih tveganj; (V) izbor ciljev in vrste nadzora, ki ga je treba izvesti; (VI) priprava izjave o uporabnosti.

Pri drugem koraku se v ustrezno polje vnese zgolj opravilna številka in nato skupna ponudbena cena. V kolikor je naročnik nastavil predračun z odstotkom popusta in odstotkom DDV-ja, morate izpolniti tudi ta polja. Excel in ostala ponudbena dokumentacija se naloži v tretjem koraku, med dokumente.

Če so izpolnjena vsa polja, je potrebno preveriti, da ste DDV in popust vnesli v odstotkih. Nato vas bo platforma spustila naprej.

Sporočila, ki so poslana pred rokom za odpiranje, ostanejo na platformi anonimna tudi po odpiranju ponudb. Sporočila, ki so poslana po roku za odpiranje ponudb (npr. dopolnitev ponudbe) pa ne bodo anonimna.

Anonimno oziroma zasebno okno je funkcionalnost spletnega brskalnika, pri kateri se ne shranjuje zgodovina brskanja, piškotki in začasni podatki po zaključku seje. Uporaba takšnega načina dostopa lahko prispeva k stabilnejšemu in hitrejšemu delovanju platforme, zlasti v primerih, ko shranjeni podatki vplivajo na delovanje aplikacije.

V primeru pred-registracije s strani naročnika pri ponudniku večkrat pride do podvojene družbe, saj ponudniki ne dokončajo prvotne registracije temveč naredijo novo. V tem primeru svetujemo, da se obrnete na tehnično podporo, kjer bomo skupaj rešili izziv.

V primeru odsotnosti se potrjevanje predodeli na osebo, ki je prisotna.

Plačljiva napredna funkcionalnost predstavlja zgolj bližnjico do pregleda sporočil. Vsa sporočila so ponudnikom še vedno brezplačno dostopna v okviru posameznega postopka javnega naročila, in sicer preko zavihka »Sporočila«.

Ne, odpiranje ponudba na platformi ni avtomatsko. Sproži se preko gumba »Odpri«.

Ne, ponudniki prejmejo zapisnik o odpiranju, kjer lahko vidijo cene ostalih ponudnikov in ne celotnih ponudb.

Da, ko ponudnik izkaže interes vidi tudi sporočila, ki so bila s strani naročnika poslana pred tem. Če interesa ne izkaže, sporočil ne bo videl.

Naročnik lahko ob objavi javnega naročila določi posebno polje za nalaganje posameznih dokumentov, ki služi kot opozorilo ponudnikom, da teh dokumentov ne pozabijo priložiti. Preostala dokumentacija se naloži v razdelek »Drugi dokumenti«. Če ponudnik oddaja ponudbo v obliki datoteke ZIP, lahko celotno ponudbeno dokumentacijo priloži v tem razdelku. V vsakem primeru pa mora nek dokument naložiti tudi v določeno polje s strani naročnika, saj ga platforma v nasprotnem primeru ne bo spustila naprej.

Gre za napredno funkcijo, zato priporočamo da se za spremembe obrnete na našo tehnično podporo.

Ne, za oddajo ponudbe ne potrebujete naprednega paketa. Platforma je za ponudnike brezplačna.

Naročilo, h kateremu je bil ponudnik vabljen, bo v njegovem profilu vedno izpostavljeno na vrhu seznama naročil. Hkrati je na vrhu nadzorne plošče na desni strani tudi zvonček, ki je označen z modro barvo, kar pomeni, da vas čaka vabilo.

Preverite, da imate na vrhu nadzorne plošče gumb VSI/SAMO MOJI nastavljen na VSI. To pomeni, da bose lahko videli vsa zadevna naročila vaše družbe. V primeru izzivov, se obrnite na tehnično podporo.

Da, oddajo naročila lahko prekličete in ustvarite novo.

Uporabnik lahko umakne svojo ponudbo potem, ko je ta že šifrirana in oddana. To je možno v vseh postopkih, razen v evidenčnih naročilih in pri vzpostavitvi dinamičnega nabavnega sistema (1. faza). Ponudbo lahko ponudnik umakne vse do izteka roka za prejem ponudb. Ponudba se umakne s klikom na gumb »Oddaja/Umik« v glavnem področju. V primeru izzivov pokličite tehnično podporo.

Če želi ponudnik umakniti ponudbo v evidenčnih naročilih, naročniku napiše sporočilo, da umika svojo ponudbo in preko sporočil pošlje novo ponudbo.

V primeru vzpostavitve dinamičnega nabavnega sistema (1. faza) ponudnik preko sporočil napiše naročniku, da želi svojo prijavo umakniti. Naročnik njegovo prijavo zavrne, ponudnik pa lahko odda novo.

Platformo S-Procurement omogoča partner iz Portugalske, mi pa smo jo lokalizirali za slovenski trg. Obvestila s platforme tako prihajajo z njihovega strežnika.

Gre za avtomatsko generiran dokument s strani platforme, katerega ni možno podpisati. Ta dokument za ponudnika ni relevanten.

Platforma ne more zaznati vsebine dokumentov. Platforma lahko zazna le elektronske podpise, vendar to ne pomeni, da fizičen podpis ni ustrezen. Ponudniki morajo vedno preveriti razpisno dokumentacijo naročnika.

Platofrma omogoča podpis celotne ponudbene dokumentacije, ki je naložena v koraku dokumenti. S tem se šteje, da je podpisana celotna ponudba.

Ne, podpisovanje sporočil na platformi ni potrebno.

Zunanjo ponudbo lahko kreira naročnik v evidenčnem naročilu ali EN z odpiranjem ponudb namesto ponudnika, iz različnih razlogov. Npr. če je »ponudbo« oz. ceno prejel preko klica... Lahko se jo doda tudi po roku za odpiranja. Označi se ponudnika (če je že registriran, se ga izbere, drugače se ga pred-registrira) in vnese njegovo ceno.